Utiliser IFTTT, Make ou Zapier pour l’Automatisation des Tâches pour votre CRM

Introducción

Dans un monde professionnel de plus en plus digitalisé, l’automatisation des tâches web courantes est devenue essentielle pour gagner en efficacité et optimiser les processus internes. Les outils comme IFTTT, Make (anciennement Integromat) et Zapier permettent de connecter diverses applications et de créer des flux de travail automatiques qui simplifient la gestion des tâches répétitives. Cet article explore comment ces services peuvent transformer la gestion des tâches pour les entreprises, en particulier celles dans le domaine du coaching et de l’éducation, et présente des scénarios pratiques d’utilisation pour améliorer l’efficacité des CRM et des dirigeants d’entreprise.

Qu’est-ce que IFTTT, Make et Zapier ?

IFTTT (If This Then That) est un service gratuit qui permet aux utilisateurs de connecter différentes applications et appareils via des « applets ». Ces applets utilisent une logique simple de condition-action : « Si ceci se produit, alors cela se produit ». Par exemple, vous pouvez automatiser la publication de vos photos Instagram sur Twitter.

Make (anciennement Integromat) est un outil d’automatisation avancé qui offre une interface visuelle intuitive pour créer des scénarios complexes. Il supporte une grande variété d’applications et de services, permettant de créer des flux de travail automatisés sophistiqués. Par exemple, vous pouvez automatiser l’envoi de données depuis un formulaire web vers une feuille de calcul Google Sheets et notifier votre équipe via Slack.

Zapier est une plateforme d’automatisation populaire qui permet de connecter des applications web pour automatiser les tâches répétitives. Les « Zaps » créent des flux de travail automatiques entre les applications sans nécessiter de codage. Par exemple, vous pouvez configurer un Zap pour enregistrer automatiquement les pièces jointes des emails reçus dans une boîte de réception Gmail vers Google Drive.

Avantages de l’automatisation des tâches web courantes

L’automatisation des tâches web courantes présente plusieurs avantages significatifs :

• Gain de temps : En automatisant les tâches répétitives, les employés peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des erreurs humaines : Les processus automatisés sont moins sujets aux erreurs que les tâches manuelles.
• Augmentation de la productivité : Les flux de travail automatisés permettent d’accomplir plus de tâches en moins de temps.
• Libération de temps : Les employés peuvent se consacrer à des projets stratégiques plutôt qu’à des tâches administratives.
• Amélioration de la cohérence : Les processus automatisés garantissent que les tâches sont effectuées de manière uniforme et standardisée.

Amélioration de l’efficacité des CRM

Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont cruciaux pour les entreprises de coaching et d’éducation, car ils permettent de suivre et de gérer les interactions avec les clients. L’automatisation via des outils comme IFTTT, Make et Zapier peut grandement améliorer l’efficacité des CRM en optimisant plusieurs aspects clés :

1. Synchronisation des données :
   Les outils d’automatisation peuvent synchroniser les données entre différents systèmes sans intervention manuelle. Par exemple, une mise à jour dans votre logiciel de gestion de projet peut automatiquement se refléter dans votre CRM, garantissant que toutes les informations sont à jour.
2. Automatisation des notifications et rappels :
   Les rappels et notifications peuvent être configurés pour s’envoyer automatiquement en fonction de certaines actions ou dates. Par exemple, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les suivis clients ou des notifications pour les tâches urgentes directement dans votre CRM.
3. Enrichissement des données clients :
   Les outils d’automatisation peuvent collecter et intégrer des informations supplémentaires sur les clients à partir de diverses sources en ligne. Par exemple, vous pouvez utiliser des « Zaps » pour ajouter automatiquement des informations de profil social de LinkedIn à vos fiches clients dans le CRM.
4. Suivi automatisé des leads et opportunités :
   L’automatisation permet de suivre les leads et les opportunités sans effort manuel. Par exemple, vous pouvez configurer un scénario dans Make pour transférer automatiquement les informations des formulaires web directement dans votre CRM et assigner des tâches de suivi à votre équipe de vente.

Exemples pratiques pour les dirigeants d’entreprise

Pour illustrer l’utilité de ces outils, voici quelques scénarios pratiques d’automatisation pour les dirigeants d’entreprise dans le domaine du coaching et de l’éducation :

1. Automatisation des tâches du Onboarding pour les nouveaux clients :
   Lorsqu’un nouveau client s’inscrit, vous pouvez automatiser l’envoi d’un email de bienvenue, l’ajout des informations du client dans votre CRM, et la création de tâches de suivi pour votre équipe. Par exemple, un Zap peut être configuré pour déclencher ces actions dès qu’un formulaire d’inscription est soumis.
2. Automatisation des tâches du Offboarding pour les clients sortants et le calcul du NPS :
   Lorsqu’un client termine ses services, vous pouvez automatiser le processus de clôture de compte et envoyer une enquête de satisfaction pour calculer le Net Promoter Score (NPS). Par exemple, Make peut être utilisé pour envoyer automatiquement un email de remerciement et une enquête NPS via un service comme SurveyMonkey.
3. Génération automatique de rapports hebdomadaires de performance marketing des leads et des ventes avec l’équipe :
   Les outils d’automatisation peuvent compiler des données de différentes sources et générer des rapports de performance hebdomadaires. Par exemple, Zapier peut être configuré pour extraire des données de Google Analytics, CRM et outils de marketing pour créer un rapport consolidé dans Google Sheets et le partager avec votre équipe via email.
4. Intégration des données de formulaires et sondages web directement dans le CRM :
   Les informations collectées via des formulaires et des sondages en ligne peuvent être automatiquement intégrées dans votre CRM. Par exemple, IFTTT peut être utilisé pour envoyer les réponses d’un formulaire Google Forms directement dans votre CRM, garantissant que toutes les données clients sont centralisées.

Comment commencer l’automatisation des tâches avec IFTTT, Make et Zapier

Commencer avec ces outils d’automatisation est assez simple et peut se faire en quelques étapes :

1. Inscription et configuration :
   Inscrivez-vous sur les plateformes IFTTT, Make et Zapier et configurez vos comptes. Chacune de ces plateformes offre des versions gratuites et payantes avec des fonctionnalités avancées.
2. Identification des tâches répétitives :
   Analysez vos processus actuels pour identifier les tâches répétitives qui pourraient bénéficier de l’automatisation. Notez les points de douleur et les inefficacités que vous souhaitez résoudre.
3. Création des premières automatisations :
   Commencez par créer des automatisations simples en utilisant les templates préconçus disponibles sur chaque plateforme. Par exemple, vous pouvez créer un applet IFTTT pour synchroniser vos événements de calendrier entre Google Calendar et Outlook.
4. Utilisation des templates :
   Profitez des bibliothèques de templates préconçus offerts par ces plateformes pour trouver des automatisations adaptées à vos besoins. Ces templates couvrent une large gamme de scénarios et peuvent être personnalisés selon vos exigences.

Amélioration de l’efficacité personnelle et d’entreprise

L’intégration de ces outils d’automatisation peut avoir un impact significatif sur l’efficacité, tant au niveau individuel qu’organisationnel :

• Efficacité personnelle :
  Les outils d’automatisation peuvent aider les individus à gérer leur emploi du temps, leurs tâches et leurs rappels de manière plus efficace. Par exemple, un entrepreneur peut automatiser l’envoi de rappels de rendez-vous à ses clients.
• Efficacité d’équipe :
  Pour les équipes, ces outils permettent de mieux coordonner les projets et de gérer les communications. Par exemple, une équipe de marketing peut automatiser le partage des mises à jour de projet via Slack.
• Efficacité d’entreprise :
  Au niveau organisationnel, l’automatisation standardise les processus et intègre les données à travers les différents systèmes, améliorant ainsi la productivité globale. Par exemple, une entreprise peut automatiser la collecte de données de performance et générer des rapports pour les réunions de direction.

Conclusion de l’automatisation des tâches

L’automatisation des tâches web courantes avec des outils comme IFTTT, Make et Zapier offre des avantages considérables pour les entreprises, en particulier dans le domaine du coaching et de l’éducation. En optimisant l’efficacité des CRM et en simplifiant les processus quotidiens, ces outils permettent aux dirigeants d’entreprise de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Que vous soyez un entrepreneur dans le domaine du coaching ou de l’éducation, intégrer ces outils dans votre entreprise peut transformer votre gestion des tâches et améliorer significativement votre productivité. Pour des conseils personnalisés sur l’intégration de ces outils dans votre entreprise, n’hésitez pas à me contacter.